Hvordan beregner du arbejdskapital og likviditetsbehov?

Arbejdskapital og likviditetsbehov – hvad forskellen er i praksis

Arbejdskapital og likviditetsbehov er ikke det samme. Ifølge Inact.io er arbejdskapital forskellen mellem omsætningsaktiver og kortfristede forpligtelser. Den viser, hvor meget likviditet der kan finansiere daglig drift og sikre produktion og leverancer. Typisk indgår lager, tilgodehavender og likvide midler minus kreditorer og kortfristede lån.

Likviditetsbehovet er de penge, virksomheden skal bruge til drift, indtil kunderne betaler. Basico illustrerer arbejdskapital med en butik: du køber varer ind, betaler driftsomkostninger som el og vand og lønner medarbejdere, mens du venter på kundernes køb.

I eksemplet er de penge, der holder butikken i gang, et udtryk for arbejdskapitalen. Likviditetsbehovet er derimod timinggabet: hvor mange penge der skal være til rådighed i perioden, fra du betaler leverandører og driftsudgifter, til kunderne betaler.

Sådan beregner du arbejdskapitalen – formler og valg af opstilling

Hovedformlen er Arbejdskapital = kortfristede aktiver − kortfristede forpligtelser. Det er opstillingen fra Lassox. I praksis lægger du varelager, tilgodehavender og likvide midler sammen og trækker kreditorer og kortfristede lån fra, jf. Inact.io’s beskrivelse af, hvad arbejdskapital typisk består af.

PwC opstiller alternativt: Arbejdskapital = varelager + tilgodehavender hos debitorer − udeståender til kreditorer. Den udelader likvide midler og kortfristede lån og ligger derfor tættere på den kapitalbinding, driftscyklussen skaber.

Vælg opstilling efter formålet. Vil du vurdere kapitalbindingen i den daglige drift, brug varelager + tilgodehavender − kreditorer. Vil du vurdere finansiel fleksibilitet og evnen til at dække kortfristede forpligtelser, medregner du de øvrige kortfristede aktiver og forpligtelser, altså kortfristede aktiver − kortfristede forpligtelser.

Tallene skal uanset valg komme fra samme balancedato og samme afgrænsning; ellers kan du ikke sammenligne over tid.

Virksomheder, der følger IFRS 16, skal medregne lejekontrakter i balancen. Siden 1. januar 2019 står både operationelle og finansielle lejekontrakter som aktiver og forpligtelser i stedet for kun som driftsudgifter. Det øger aktivmassen og gælden og ændrer nøgletal som egenkapital og gældsforhold, så balancen skal læses, før tallene lægges ind i beregningen.

To forskellige opstillinger af arbejdskapital – hvad er forskellen?

Formlerne med Lassox’ varelagerbeløb

Lassox’ beregningseksempel starter med et varelager på 10.000.000 kr. Med hovedformlen bliver opstillingen: Arbejdskapital = (10.000.000 kr. + tilgodehavender + likvide midler) − (kreditorer + kortfristede lån).

Med PwC’s opstilling bliver samme øvelse: Arbejdskapital = 10.000.000 kr. + tilgodehavender − kreditorer. Resultatet er positivt, hvis de medregnede kortfristede aktiver overstiger de kortfristede forpligtelser, og negativt, hvis de kortfristede forpligtelser er størst.

Lassox’ uddrag angiver et varelager på 10.000.000 kr. For at nå frem til et facit skal tilgodehavender, likvide midler, kreditorer og kortfristede lån sættes ind med tal fra samme balancedato. Uden dem står regnestykket åbent.

Med PwC’s opstilling er varelageret på 10.000.000 kr. hele udgangspunktet: tilgodehavender lægges til, og kreditorer trækkes fra. Resultatet viser kapitalbindingen i driftscyklussen, ikke hvor stor likviditeten er.

Hovednøgletal ved beregning af arbejdskapital

Sådan beregner du likviditetsbehovet ud fra arbejdskapitalen

Likviditetsbehovet er ikke ét fast tal. Det vurderes ud fra, hvor stor en andel af midlerne der ligger i lager og debitorer, og hvor meget leverandørkredit der dækker. Basico beskriver, at hvis kunderne betaler hurtigere, og leverandørerne giver længere betalingsfrister, får du flere penge til rådighed. Det forkorter den tid, midlerne ligger i lager og tilgodehavender, og forbedrer likviditeten.

Praktisk fremgangsmåde: Beregn arbejdskapitalen først. Se derefter på betalingsfrister for kunder og leverandører, og hold dem op mod virksomhedens forbrug pr. dag – løn, husleje, el, vand, varer og andre faste driftsudbetalinger. Betaler kunderne senere end leverandørerne, skal du finansiere mellemrummet.

Likviditetsbehovet kan estimeres som dagligt driftsforbrug × antal dage, hvor kunderne betaler senere end leverandørerne + en sikkerhedsmargin. Dagligt driftsforbrug findes som de samlede driftsudbetalinger i perioden divideret med periodens dage.

Antal dage, hvor kunderne betaler senere end leverandørerne, findes som forskellen mellem kundernes betalingsfrist og leverandørernes betalingsfrist; for udgifter uden leverandørkredit, som løn og husleje, medregnes hele perioden frem til kundeindbetalingen. Sikkerhedsmarginen dækker usikkerhed i salg og betalingstidspunkter.

Formlen kræver tre størrelser, som ikke følger af arbejdskapitalen alene: dagligt driftsforbrug, antal dage og en sikkerhedsmargin. Alle tre skal sættes ind med virksomhedens egne tal.

Regnestykket sættes op i rækkefølge: find dagligt driftsforbrug, find antallet af dage, gang sammen og læg sikkerhedsmarginen til. Er beløbet større end den likviditet, virksomheden har til rådighed, skal mellemrummet finansieres.

Positiv, lav eller negativ arbejdskapital – hvad betyder det for likviditeten?

Positiv arbejdskapital indikerer ifølge Inact.io, at virksomheden har overskudskapital til drift. Negativ arbejdskapital kan betyde likviditetsudfordringer. Lassox forklarer, at negativ arbejdskapital konkret betyder, at de kortfristede forpligtelser overgår de kortfristede aktiver. Det betyder grundlæggende, at leverandørerne finansierer driften, hvilket mindsker finansieringsbehovet på kort sigt.

Negativ arbejdskapital er ikke entydigt dårlig. Lassox peger på, at hvis en virksomhed sælger produkter kontant og betaler leverandørerne over lange kreditperioder, er negativ arbejdskapital ofte ideal, fordi virksomheden ikke behøver at optage kortfristede lån.

Risikoen er, at man bruger kontanter fra kundesalg, før leverandørerne betales; kan varelageret ikke omsættes hurtigt nok til at indfri den kortfristede gæld, kan det true virksomhedens overlevelse.

Lassox skriver, at en lav, men typisk positiv arbejdskapital foretrækkes, men at der ikke findes generelle mål for, hvad arbejdskapitalen bør være, da behovet afhænger af den enkelte virksomhed. Virksomheder, der sælger kontant frem for på kredit, har lettere ved at holde en lav arbejdskapital – forhandlere, supermarkeder og restauranter nævnes som eksempler.

Ifølge Lassox er en for høj positiv arbejdskapital heller ikke god, fordi der er mulighed for tab på virksomhedens kontanter, når de er inaktive.

Arbejdskapital og likviditetsbehov skal læses sammen. En negativ arbejdskapital sænker det kortsigtede finansieringsbehov, men likviditetsbehovet forsvinder ikke: løn, el, vand og husleje forfalder, uanset hvornår kunderne betaler.

Praktiske greb der frigør kapital og sænker likviditetsbehovet

Første greb er bedre debitorstyring. Basico anbefaler at sikre, at kunder betaler til tiden, overveje rabatter for tidlige betalinger eller indføre strengere kreditpolitikker for at minimere risikoen for dårlige betalere. Lassox peger på at nedbringe udestående tilgodehavender. Effekten er færre penge bundet i tilgodehavender og hurtigere indbetalinger, hvilket sænker arbejdskapitalen og likviditetsbehovet.

Andet greb er at optimere lagerbeholdningen. Basico anbefaler at overvåge og justere lageret for at undgå overflødige lageromkostninger og at implementere lagerstyringssystemer, der holder styr på lagerbevægelser og behov. Lavere lagerbinding reducerer de kortfristede aktiver og dermed arbejdskapitalen, men skal afvejes mod risikoen for at mangle varer.

Tredje greb er at forhandle bedre kreditvilkår med leverandørerne. Basico nævner forhandling af bedre kreditvilkår, og Lassox forklarer, at man kan øge kredittiden hos kreditorer ved at have højere kortfristede forpligtelser.

Længere leverandørkredit udskyder betalingen og sænker nettoarbejdskapitalen og det kortsigtede finansieringsbehov. Afvejningen er konkret: Længere leverandørkredit frigør likviditet nu, men øger afhængigheden af, at varelager og tilgodehavender kan omsættes til kontanter, inden kreditperioden udløber.

Hvert greb rammer en bestemt post i formlen. Lavere tilgodehavender og lager trækker de kortfristede aktiver ned, mens længere kredittid hos leverandørerne løfter de kortfristede forpligtelser. Nettoeffekten er lavere arbejdskapital og et mindre likviditetsbehov.

Løbende overvågning: budgettering og cash flow-styring

Arbejdskapital bør beregnes løbende, ikke som et engangstal. Inact.io skriver, at arbejdskapital bruges løbende i finansiel styring og supply chain-analyser, især til likviditetsplanlægning og budgettering, optimering af lager og kapitalbinding og vurdering af virksomhedens finansielle fleksibilitet. Beregningen hører derfor hjemme i den løbende økonomiopfølgning sammen med budgettet.

Følg udviklingen i lager, debitorer og kreditorer. Lassox peger på, at reduktion af arbejdskapital styrker likviditeten og frigiver kapital til vækst, og at lavere pengebindinger skaber mere likviditet, så virksomheden kan finansiere investeringer for egne midler og undgå lån. Ifølge Lassox vil det ofte give et bedre afkast af investeret kapital, hvis virksomheden kan holde arbejdskapitalen på et lavt niveau og stadig eksekvere strategien.

Knyt opfølgningen til cash flow-styringen. Inact.io kalder arbejdskapital en vigtig del af cash flow-styring, kapitalfrigørelse og supply chain-optimering. Basico beskriver, at jo bedre du styrer arbejdskapitalen, jo lettere er det at holde forretningen i gang og vokse. Opdatér derfor beregningen, når betalingsfrister, lagerbeholdning eller kreditoraftaler ændrer sig, og brug ændringen til at justere likviditetsbudgettet.

Når beregningen giver et bestemt likviditetsbehov, hører beløbet hjemme i likviditetsbudgettet for den kommende periode. Er behovet større end den likviditet, virksomheden har til rådighed, skal forskellen finansieres inden for perioden.