Opbevaring af regnskabsmateriale: krav til arkivering og adgang

Opbevaringspligt: Hvad skal gemmes, og hvor længe?

Bogføringspligtige virksomheder skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale betryggende i 5 år. Perioden regnes fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Kravet følger af Bogføringsloven og er også beskrevet i Skattestyrelsens vejledning.

Materialet omfatter typisk bilag, fakturaer og andre bogføringsdokumenter. Opbevaringspligten løber fra regnskabsårets afslutning for det enkelte dokument – ikke fra udstedelses- eller arkiveringsdagen.

Reglerne knytter sig både til Bogføringsloven og momsbekendtgørelsen. Både bogføringsmæssig og momsmæssig dokumentation skal derfor gemmes i perioden.

Hjemlen er Bogføringslovens § 10, der pålægger den bogføringspligtige at opbevare regnskabsmaterialet betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. § 12 regulerer opbevaringsmåden, og § 14 indeholder undtagelser.

Der er ikke krav om opbevaring af kassestrimler. Et sammentællingsbilag, hvori kassestrimlerne bogføres som en sumpost, anses for fornøden dokumentation. En almindelig beskrivelse af edb-systemet skal kun opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet.

Beskrivelser af automatisk genererede registreringer og opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale skal dog opbevares i 5 år efter hovedreglen, hvis materialet ikke opbevares i klarskrift. Det følger af Bogføringslovens § 10 og § 14.

Hovedkrav til opbevaring af regnskabsmateriale

Betryggende opbevaring: læsbarhed, tilgængelighed og beskyttelse

Materialet skal ikke bare findes. Det skal opbevares betryggende: let tilgængeligt og læsbart ved brug og sikret mod ødelæggelse, bortskaffelse, misbrug og utilgængelighed.

Arkiveringen skal indrettes, så dokumenterne kan åbnes og læses i hele opbevaringsperioden. Faste mapper, entydige filnavne, versionsstyring og adgangsbegrænsning kan forhindre, at uvedkommende ændrer eller sletter materialet.

Både papir og digitale filer skal beskyttes mod fysisk skade, tab og uautoriseret adgang. Backup og adgangsstyring er eksempler, der understøtter kravet om betryggende opbevaring.

Efter Bogføringslovens § 12 skal regnskabsmateriale, som ikke opbevares elektronisk, opbevares i papirform her i landet. Elektronisk regnskabsmateriale kan opbevares i udlandet på bestemte betingelser.

Betingelserne er, at materialet opbevares efter bogføringslovens regler, til enhver tid kan fremskaffes og gøres tilgængeligt her i landet, og at beskrivelser og adgangskoder opbevares her i landet. Offentlige myndigheder skal kunne skaffe sig adgang, og materialet skal kunne udskrives i klar skrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

Papir vs. digital opbevaring: krav og betingelser

Adgang for myndigheder og revision

Materialet skal kunne fremfindes ved revision eller kontrol fra myndigheder som Skattestyrelsen. Opbevaringsreglerne kræver derfor, at det er tilgængeligt og læsbart.

Dokumenter kan ikke gemmes i et system, hvor de ikke kan identificeres eller udtrækkes. Strukturen bør gøre det muligt at finde et bilag eller en faktura på fx dato, bilagsnummer, leverandør eller regnskabsår, og at levere udtræk i læsbar form.

Digitale materialer skal fortsat kunne stilles til rådighed for kontrol. Adgangskoder, systemer og filformater må ikke gøre det umuligt at åbne eller identificere dokumenterne i opbevaringsperioden.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet Bogføringsvejledningen, hvor opbevaring er omtalt i kap. 7-8. Erhvervsstyrelsens retningslinjer og Bogføringsloven er grundlaget for kravene.

Digital opbevaring og nye arkiveringskrav

Fra 1. juli 2024 stilles der nye krav om digitalisering af bogføringen for virksomheder i regnskabsklasserne B, C og D. Kravene indgår i overgangen til digital bogføring og digital opbevaring.

Digital opbevaring ændrer ikke kravet om betryggende, lettilgængelig og læsbar opbevaring. Også digitale bilag, fakturaer og andre bogføringsdokumenter skal kunne findes og læses i 5 år regnet fra regnskabsårets udløb for de pågældende dokumenter.

Ved digital arkivering bør man vælge et format og en mappestruktur, der kan åbnes uafhængigt af et bestemt program. Løbende eksport og backup mindsker risikoen for, at materialet bliver utilgængeligt, før opbevaringspligten udløber.

Ved digital arkivering gælder fortsat, at materialet skal kunne udskrives i klar skrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat. Det følger af reglerne for elektronisk regnskabsmateriale i Bogføringsloven.

Fordeler og ulemper ved digital arkivering

Gennemførelse af korrekt digital opbevaring

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Manglende overholdelse af opbevaringsreglerne kan føre til bøder og skatteansættelser fra Skattestyrelsen. Skattestyrelsen kan selv fastsætte virksomhedens skattepligtige indkomst, ofte til ulempe for virksomheden.

Det gælder, hvis materialet ikke findes, og hvis det ikke kan fremfindes eller læses ved kontrol. Konsekvensen er både en økonomisk sanktion og risiko for, at skatteansættelsen bygger på et grundlag, virksomheden ikke kan dokumentere.

Hvis materialet ikke kan fremfindes eller læses ved kontrol, kan Skattestyrelsen fastsætte virksomhedens skattepligtige indkomst skønsmæssigt. Det kan føre til en skatteansættelse, som virksomheden ikke kan dokumentere rigtigheden af.