Hvilke krav stiller bogføringsloven til registrering og dokumentation?

Registrering og dokumentation efter bogføringsloven: Overblik og anvendelsesområde

Bogføringsloven er den centrale danske lov om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen administrerer den. Gældende lov er lov nr. 700 af 24. maj 2022 og trådte i kraft 1. juli 2022. Den erstattede bogføringsloven fra 1999.

Efter § 5 har bogføringspligten to dele: registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale. Registreringen skaber oplysningerne. Opbevaringen sikrer, at de kan dokumenteres efterfølgende.

De generelle krav til bogføring findes i §§ 5–6. § 5 fastlægger bogføringspligtens to dele. Loven bruger desuden § 3 til at definere transaktioner, transaktionsspor, kontrolspor, bilag, digitale bogføringssystemer og udbydere.

En transaktion er i § 3, nr. 2, en handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden. Det omfatter ikke kun køb og salg. Det omfatter enhver økonomisk relevant hændelse, der skal vurderes i forhold til registreringspligten.

Kravene gælder alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark. Det omfatter aktieselskaber, anpartsselskaber, interessentskaber og kommanditselskaber. Revisorer er også omfattet. For personligt ejede virksomheder gælder kravet om digital opbevaring fra 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. to år i træk.

Regnskabsmateriale skal opbevares på en betryggende måde i 5 år. Perioden starter ved udgangen af det regnskabsår, bilaget hører til. Et bilag fra 2023 skal derfor med kalenderårsregnskab gemmes til udgangen af 2028.

Regnskabsmateriale er ikke kun fakturaer og kvitteringer. Det omfatter registreringer, bilag, beskrivelse af bogføringsproceduren, oplysninger til kontrolsporet og eventuelle revisionsprotokoller. Myndigheder som Skattestyrelsen eller Erhvervsstyrelsen skal kunne få et specifikt bilag frem.

De grundlæggende krav: Fuldstændighed, nøjagtighed, rettidighed og orden

Bogføringslovens krav til registrering og dokumentation kan beskrives gennem seks principper: fuldstændighed, nøjagtighed, rettidighed, orden, uforanderlighed og sporbarhed.

Fuldstændighed betyder, at alle skatterelevante transaktioner skal registreres. Selektiv digitalisering, hvor kun en del af materialet medtages, er ikke tilladt. Nøjagtighed betyder, at data skal være indholdsmæssigt korrekte, læsbare og ikke forfalskede.

Rettidighed betyder, at registreringen skal ske inden for rimelig tid efter transaktionen. Orden betyder systematisk arkivering med hurtig adgang, typisk i strukturerede mapper.

Uforanderlighed betyder, at bogførte data ikke må slettes eller ændres. Arkiveringen skal være revisionssikker. Sporbarhed betyder, at der skal være et komplet revisionsspor. Det viser, hvem der har ændret hvad og hvornår.

Principperne kan bruges som kontrolpunkter i den daglige bogføring. Manglende bilag rammer fuldstændigheden. En rettelse uden notat rammer sporbarheden. En udskudt registrering rammer rettidigheden.

Seks grundprincipper for registrering og dokumentation

Hvad er et bilag – og hvilke bilagstyper kræver loven dokumentation?

Bogføringslovens § 3, nr. 5, definerer bilag som enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Skats juridiske vejledning har samme definition. Vejledningen tilføjer, at dokumentationen kan være på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. Mediet er ikke afgørende for, om der er et bilag.

Loven skelner mellem eksterne og interne bilag. Eksterne bilag kommer fra andre end virksomheden. Øvrige bilag er interne. Skellet er relevant. Eksterne bilag er typisk den oprindelige dokumentation fra en modpart. Interne bilag er virksomhedens egen dokumentation for en hændelse.

Bilagsregistrering omfatter bl.a. disse bilagstyper: indkøbs- og salgsfakturaer, kassebilag og kvitteringer, rejseafregninger og repræsentationsbilag, kontrakter med skatterelevans, e-mails som forretningskorrespondance samt kontoudtog og betalingsbilag.

I praksis betyder det, at man ikke kun skal gemme det, der ligner en faktura. Også aftaledokumenter og betalingsdokumentation kan være nødvendig dokumentation, hvis de forklarer en registrering i bogføringen.

Eksterne og interne bilag

Krav til den løbende registrering: Hvornår skal transaktioner bogføres?

Bogføringsloven kræver, at transaktioner registreres snarest muligt efter, at de har fundet sted. Registreringen skal ske inden for rimelig tid efter transaktionen.

En praktisk tommelfingerregel er: kassebilag dagligt og senest inden for 5 hverdage, indkøbsfakturaer inden for 5 hverdage efter modtagelse, og rejsebilag umiddelbart efter rejsen, senest med afregningen.

En hyppig fejl er, at virksomheder først digitaliserer bilag ved månedens slutning. Det strider mod kravet om registrering snarest muligt.

Efter loven er et bilag enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Loven kræver desuden, at virksomheden har procedurer, der sikrer, at alle transaktioner løbende registreres, og at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis.

Loven kræver, at virksomheden foretager de afstemninger, der er nødvendige for et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Det skal ske senest ved udløbet af indberetningsfristerne. Ved momsregistrering er det ikke nok kun at afstemme ved årsafslutning. Bankkonti skal være afstemt, og debitorer og kreditorer opgjort.

Dokumentation og digital opbevaring: Læsbarhed, fuldstændighed og formater

Bogføringsloven tillader digital opbevaring af bilag, men stiller betingelser til kopien. Alle oplysninger på originalen skal være tydeligt læsbare i den digitale kopi. Hele bilaget skal registreres, inklusive eventuelle håndskrevne noter.

Erhvervsstyrelsen accepterer gængse formater som PDF, JPEG og PNG.

Særlige tilfælde, hvor originalformatet har betydning, er notarielle dokumenter, toldbilag og dokumenter, hvor originalformatet har specifik juridisk betydning.

Konsekvensen er, at kvaliteten af scanningen eller fotograferingen er et lovkrav, ikke et bekvemmelighedsspørgsmål. Et afskåret bilag, en ulæselig kopi eller en manglende håndskrevet påtegning opfylder ikke kravet om læsbarhed og fuldstændighed.

Kravet om digital opbevaring indføres gradvist. Fra 1. juli 2024 gælder det alle selskaber, der bruger et digitalt standardbogføringssystem. Fra 1. januar 2025 gælder det selskaber med specialudviklet system. Fra 1. januar 2026 gælder det personligt ejede virksomheder med nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Bruger virksomheden et anerkendt digitalt bogføringssystem som Dinero, Billy eller e-conomic, opfylder systemet allerede kravene. Systemet gemmer bilag sikkert i den lovpligtige periode.

Gradvis indførelse af digital opbevaring

Transaktionsspor og kontrolspor: Dokumentation for sammenhæng og rigtighed

Loven definerer i § 3, nr. 3, transaktionsspor som sammenhængen mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling. Det gælder opstillinger, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning. Det gælder også virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.

Kontrolspor defineres i § 3, nr. 4. Det er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Kontrolsporet gør det muligt at efterprøve, at en registrering er korrekt. Det viser ikke blot, at registreringen findes.

For den enkelte virksomhed betyder det, at systemet skal kunne følge en transaktion fra bilag til registrering og videre til regnskab eller opgørelse. Ændringer i en registrering skal efterlade oplysninger om ændringen i stedet for at overskrive det oprindelige indhold.

Transaktionsspor fra bilag til regnskab

Digitale bogføringssystemer og registrering hos Erhvervsstyrelsen

Et digitalt bogføringssystem defineres i § 3, nr. 6, som en digital service eller software. Den har funktioner, hvorved virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag – eller i det mindste en fuldstændig sikkerhedskopi heraf – på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

En udbyder af et digitalt bogføringssystem defineres i § 3, nr. 7, som en virksomhed, som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder.

Bogføringsloven kræver, at bogføringspligtige virksomheder opbevarer deres regnskabsmateriale digitalt. De skal også anvende et digitalt bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Kravet indføres gradvist, og for personligt ejede virksomheder gælder det fra 1. januar 2026 ved nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

For en virksomhed, der vælger system, er registreringen hos Erhvervsstyrelsen derfor et konkret kontrolpunkt. Systemet skal kunne registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag.

Loven kræver, at virksomheden udarbejder en beskrivelse af sine procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal omfatte procedurer for løbende registrering af alle transaktioner, betryggende opbevaring og hvilke medarbejdere der er ansvarlige. Beskrivelsen skulle foreligge ved starten af regnskabsår, der starter 2. oktober 2022 eller senere. For kalenderårsregnskab betød det 1. januar 2023.

Virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt, er ikke omfattet af kravet om beskrivelse. Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon med vejledning til beskrivelsen.

Typiske faldgruber og praktisk efterlevelse

En typisk faldgrube er udskudt digitalisering. Mange virksomheder digitaliserer først bilag ved månedens slutning, hvilket øger risikoen for tabte bilag. En praktisk anbefaling er at fotografere bilaget umiddelbart ved modtagelsen, fx direkte fra smartphone med automatisk tekstgenkendelse.

Loven indeholder skærpet kontrol og sanktioner. Det gælder fra 1. juli 2022.